Gerenciamento das comunicações do projeto

O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.

10.1 Identificar as partes interessadas

É o processo de identificar todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo

projeto e de documentar as informações relevantes relacionadas aos seus interesses,

envolvimento e impacto no sucesso do projeto.

A maioria dos projetos tem um grande número de partes interessadas. Como o tempo do

gerente de projetos é limitado e precisa ser usado com a maior eficiência possível, essas

partes interessadas devem ser classificadas de acordo com o interesse, a influência e o

envolvimento no projeto. Isso permite que o gerente de projetos se concentre nos

relacionamentos necessários para garantir o sucesso do projeto.

10.2 Planejar as comunicações

Planejar as comunicações é o processo de determinar as necessidades de informação das partes

interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação.

O planejamento inadequado das comunicações poderá causar problemas, tais como atraso

na entrega de mensagens, comunicação de informações confidenciais para o público incorreto

ou falta de comunicação para algumas das partes interessadas necessárias.

O plano de comunicações permite que o gerente de projetos documente a abordagem para uma

comunicação mais eficiente e eficaz com as partes interessadas.

OBS.: O gerente de projetos também deve considerar o número de canais ou caminhos de

comunicação em potencial como um indicador da complexidade de comunicações do projeto.

O número total de canais de comunicação em potencial é n(n-1)/2, onde n representa o

número de partes interessadas. Desse modo, um projeto com dez partes interessadas tem

10(10-1)/2 = 45 canais de comunicação em potencial. Um componente fundamental do

planejamento das comunicações reais do projeto, portanto, é determinar e limitar quem se

comunicará com quem e quem receberá cada informação.

• Modelos de comunicações

Um modelo básico de comunicação, demonstra como as informações são enviadas e recebidas entre duas partes definidas como o emissor e o receptor. Os principais componentes do modelo incluem:

• Codificação. Traduzir pensamentos ou ideias em uma linguagem que seja compreendida pelos outros.

• Mensagem e feedback. A saída da codificação.

• Meio. O método usado para transmitir a mensagem.

• Ruído. Qualquer fator que interfira na transmissão e na compreensão da mensagem (como distância, tecnologia desconhecida, falta de informações prévias).

• Decodificação. Reconverter a mensagem em pensamentos ou ideias significativas.